Tipps zum Personal-Management

Achten Sie darauf, welche Mitarbeiterin die Telefongespräche entgegen nimmt. Klingt sie kompetent und freundlich? Sätze wie „Der kann gerade nicht, der ist auf dem Klo“, dürfen nicht fallen! Auch wenn Sie die Mitarbeiterin ansonsten für ihre Offenheit schätzen. Besprechen Sie im Zweifelsfall mit Ihren Angestellten konkret, wie die Telefonate zu führen sind.

Weiterbildungsermächtigung … hinter diesem Wortungetüm verbirgt sich die Möglichkeit, einen jungen Kollegen weiterzubilden – und eventuell einen Praxisnachfolger zu finden. Die Weiterbildungsermächtigung erhalten Sie von Ihrer Landesärztekammer. Voraussetzungen sind u.a. drei Jahre Niederlassung, zusätzliches Sprechzimmer und mindestens 700 Scheine pro Quartal. Bei der regionalen KV können Sie einen Förderantrag stellen. In der Regel gibt es monatlich 3.500 Euro Zuschuss, in unterversorgten Landgebieten sogar häufig mehr.

Nicht nur bei der Einstellung, auch beim Weggang von Mitarbeiterinnen sollte auf einen wertschätzenden Umgang geachtet werden. In der Regel ist eine offizielle Verabschiedung mit einer kurzen freundlichen Rede und einem kleinen Geschenk angemessen. Auch bei problematischen Trennungen! Die scheidende Mitarbeiterin wird weiterhin für das Image Ihrer Praxis stehen. Gut, wenn sie positiv über das Arbeitsverhältnis spricht. Zudem registrieren die bleibenden Mitarbeiterinnen (und auch die Patienten), wie mit jemandem umgegangen wird, der das Praxisteam verlässt.

Bei Impfungen können bestimmte Aufgaben delegiert werden. So kann eine MFA z.B. den Impfpass kontrollieren, Impfungen vorbereiten und durchführen sowie diese in den Pass eintragen. Sie kann auch Impfvorschläge machen, die von Ihnen allerdings überprüft werden müssen.

Zur ärztlichen Leistung gehören immer die Impfaufklärung und das Unterschreiben des Passes. Wichtig: Sie müssen bei jeder Impfung in der Praxis anwesend sein, um im Notfall helfen zu können!

Eine Möglichkeit, sich im stressigen Praxisalltag Arbeit abnehmen zu lassen, ist die Delegation von Injektionen. Fachangestellte können subkutane und intramuskuläre Spritzen setzen, wenn sie die erforderliche Qualifikation haben. Wenn Ihre Mitarbeiterinnen in der Punktions- und Injektionstechnik besonders ausgebildet sind, können diese auch Blutentnahmen und Infusionen übernehmen. Überzeugen Sie sich vorher von deren Können und seien Sie bei eventuellen Komplikationen in der Praxis unmittelbar selbst erreichbar!

Als Praxisinhaber neigt man dazu, alles selbst zu machen. Dabei können Sie fachfremde Arbeiten ohne weiteres an Ihr Personal abgeben. Übertragen Sie Ihren medizinischen Fachangestellten eigenverantwortlich die Materialverwaltung. Auch der wirtschaftliche Einkauf kann von den Mitarbeiterinnen selbständig bewerkstelligt werden. Zur Motivation können Sie Ihre Angestellten an den Erfolgen eines sparsamen Verbrauchs und des kostengünstigen Einkaufs beteiligen.

Nicht wenige Ärztinnen und Ärzte haben sich in Traditioneller Chinesischer Medizin (TCM) fortgebildet. Diese Kompetenzen können Sie nicht ohne weiteres auf Mitarbeiter übertragen. So muss der Arzt die Puls- und Zungendiagnostik oder die Reflexzonen-Therapie persönlich ausführen. Diese Tätigkeiten können z.B. nicht an eine Medizinische Fachangestellte, die formal nicht entsprechend qualifiziert ist, delegiert werden.

Das Verwaltungsgericht Trier legte als Mindestvoraussetzung eine Heilpraktiker-Erlaubnis fest (Az. 5 K 221/10.TR).

Wenn Sie in Ihrer Praxis Akupunktur oder andere Leistungen aus dem Bereich der TCM (traditionelle chinesische Medizin) anbieten, dürfen Sie die Anwendungen nur an Mitarbeiter delegieren, die entweder Arzt oder Heilpraktiker sind. Arzthelferinnen dürfen die Nadeln also nicht stechen. Das hat kürzlich das Verwaltungsgericht Trier entschieden. Begründung: Akupunktur und TCM seien Heilkunde und nicht Heilhilfstätigkeiten.

Der Fall in Trier betraf allerdings gar keine Arzthelferin: Ein Praxisinhaber hatte die Akupunktur an einen mitarbeitenden Chinesen und TCM-Experten ohne deutsche Zulassung übertragen.

Sind Sie ausreichend über die Qualifikationen und Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiterinnen informiert? Als Praxisinhaber tragen Sie die Verantwortung für einen den individuellen Fähigkeiten entsprechenden Einsatz jeder MFA.

Zur Haftpflichtprophylaxe sollten Sie Ihre Mitarbeiterinnen einmal folgende drei Fragen selbst beantworten lassen:

• Welche Spezialkenntnisse bzw. Qualifikationen habe ich?
• Was sind meine Einsatzbereiche in der Praxis?
• In welchen Bereichen bin ich handlungsberechtigt (z.B. Impfungen)?

So können Sie nebenbei auch noch die Motivation fördern, indem Sie daraufhin Über- und Unterforderungen abbauen.

EBM und GOÄ sind komplexe Konstrukte. Abrechnungen erfordern deshalb hohen ärztlichen Sachverstand. Dennoch kann sich ein Praxisinhaber dabei von einer Mitarbeiterin unterstützen lassen. Voraussetzung: Diese hat eine qualifizierte Weiterbildung. Zudem ist es für die Leistungserbringung förderlich, wenn eine MFA zumindest grundlegende Abrechnungskenntnisse hat.

Um Ihre Mitarbeiterinnen für diesen Themenbereich zu sensibilisieren, können Sie z.B. die KV-Rundschreiben auch Ihren MFAs zur Kenntnis vorlegen.

In Praxen, in denen mehr als 9 MitarbeiterInnen regelmäßig mit Patientendaten zu tun haben, muss eine Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter benannt werden. So verlangt es das Gesetz. Im Zweifel müssen Sie aber nicht nur nachweisen, dass Sie eine solche Person benannt haben, sondern auch, dass sie ausreichend geschult wurde. Da Klagen wegen eines Verstoßes gegen das Datenschutzgesetz im Zweifel üble Auswirkungen haben können, lohnt es sich, dieses Thema ernst zu nehmen.

Um sich vor möglichen Klagen zu schützen, ist übrigens auch in kleineren Praxen wichtig, dass Sie nachweislich sicherstellen, dass Ihre Patientendaten nicht von Unbefugten eingesehen werden können. Das gilt sowohl für Ihre Computer als auch für alle Papier-Unterlagen.

Eine Ihrer Mitarbeiterin plant einen Hauskauf und ist auf der Suche nach einem günstigen Kredit? In dem Fall können Sie ihr mit einem Mitarbeiterdarlehen unter die Arme greifen. Sie könnten günstigere Konditionen als die Bank und mehr Flexibilität bei der Tilgung bieten. Davon profitiert nicht nur Ihre MTA. Auch für Sie kann es vorteilhaft sein, auf diese Weise eine hervorragende Mitarbeiterin an die Praxis zu binden. Vor allem wenn Sie vereinbaren, dass der Kredit bei Kündigung des Arbeitsverhältnisses sofort fällig wird.

Banken sammeln gern Daten. Unter anderem rufen Sie Arbeitgeber an, um zu erfahren, ob ein Kreditnehmer tatsächlich dort beschäftigt ist. Bekommen Sie eine entsprechende Anfrage zum Arbeitsverhältnis einer MTA, sind Sie nicht zur Auskunft verpflichtet. Sie sollten allerdings bedenken, dass die betreffende Mitarbeiterin eventuell Schwierigkeiten bekommt, wenn Sie eine Antwort verweigern. Am besten fragen Sie Ihre MTA, ob Sie die Rückfrage der Bank beantworten dürfen.

Bei einer Betriebsfeier dürfen Sie 110 Euro pro Mitarbeiter ausgeben. Sonst bockt das Finanzamt, deklariert das Ganze als private Veranstaltung und sämtliche Kosten sind steuerlich nicht mehr abzugsfähig. Im Gegenteil, die Mehrkosten werden dann im schlimmsten Fall als „Gehalt“ betrachtet und Ihre Arzthelferinnen müssen dafür Steuern nachzahlen.

„Aber 110 Euro gebe ich doch pro Person gar nicht aus“, werden nun viele von Ihnen denken. Dabei müssen Sie aber einrechnen, dass das Finanzamt die Gesamtkosten der Feier auf die Zahl Ihrer MitarbeiterInnen umlegt. Haben Sie nun zum Beispiel auch eigene Freunde oder die Partner Ihrer Arzthelferinnen eingeladen, dann ist die Freigrenze von „Mitarbeiterzahl mal 110 €“ schnell überschritten.

Also keine Angehörigen mehr einladen? Nein, aber wenn das Fall ist, dies unbedingt für die Steuererklärung dokumentieren. Auch möglich: Sie zahlen als Arbeitnehmer den Mehrbetrag vorsorglich an die Praxis zurück.

Eine Schwangerschaft ist etwas Wunderbares, aber in einem kleinen Praxisbetrieb verursacht sie auch Probleme. Mit dem Wissen, dass eine Kollegin bald gehen wird, entstehen beim restlichen Team Unsicherheiten („Muss ich jetzt mehr arbeiten?“, „Bekommen wir jetzt adäquaten Ersatz?“). Und mit dem Unwissen, wann die werdende Mutter zurückkommt, bleibt oft unklar, wie es mittel- bis langfristig weitergeht. Hinzu kommt, dass die Schwangere nicht selten ein schlechtes Gewissen hat, oder aber ganz im Gegenteil ihr die Praxis und deren Fortbestehen plötzlich völlig egal sind.Was da am besten hilft, ist offene Kommunikation. Und die muss der Chef, sprich der Arzt steuern. Es bringt enorm viel, mit der schwangeren Kollegin viel über das Thema und die Organisation zu sprechen und das wiederum sehr offen an das Praxisteam weiterzugeben. Also:

• Wann wird die Kollegin voraussichtlich zurückkommen?
• Wer wird in der Zwischenzeit ihre Aufgaben übernehmen?

Auch wenn die Kollegin dann im Mutterschutz und Erziehungsurlaub ist, sollten Sie als Arzt regelmäßig mit ihr Kontakt halten, sich erkundigen, das Team informieren. Und auch die Kollegin weiter auf Praxisfeiern etc. einladen. All das trägt zu einer besseren Stimmung im Team bei und erleichtert nachweislich die spätere Wiedereinbindung.

Wird eine Auszubildende während der Lehrzeit schwanger, genießt sie den gleichen Schutz wie eine andere Mitarbeiterin. Das Mutterschutzgesetz schließt eine Kündigung während der Schwangerschaft und bis vier Monate nach der Geburt aus – auch in der Probezeit. Ist abzusehen, dass die Auszubildende wegen der Schwangerschaft ihre Prüfungen nicht bestehen wird, kann sie einen Antrag auf Verlängerung ihrer Ausbildungszeit stellen. Steht sie kurz vor Ende der Ausbildung, ist es meistens nicht notwendig die Zeit zu verlängern.

Wenn eine Praxismitarbeiterin nach ihrer Babypause zurückkommt, hat sich oft viel verändert. Ihre früheren Aufgaben liegen jetzt in anderen Händen und möglicherweise hat sich auch der technische Ablauf gewandelt. Mit folgenden Tipps kann der Einstieg erleichtert werden:

• Machen Sie sich vorher genaue Gedanken, wie Sie das Team neu einteilen wollen. Dann am besten ein vorheriges Telefonat mit der zurückkehrenden Kollegin und möglichst klare Information darüber – auch an das übrige Team. Sonst ist Frust vorprogrammiert.
• Prüfen Sie vorher, ob sich seit dem letzten Arbeitstag etwas am Computersystem geändert hat. Wenn ja, lieber gleich zu Beginn ein Seminar einplanen.
• Lassen Sie von Ihrem Team zusammenstellen, was sich seit dem letzten Arbeitstag Ihrer Mitarbeiterin gesetzlich verändert hat (Rezeptausstellung, Dokumentation etc.).
• Letzter Check: Was hat sich sonst noch geändert, seit die Mitarbeiterin in den Mutterschutz gegangen ist?

Um einen Angehörigen in häuslicher Umgebung zu pflegen, kann sich eine Mitarbeiterin bis zu sechs Monate freistellen lassen. Das betrifft allerdings nur Arztpraxen mit mindestens 15 Beschäftigten (inkl. Auszubildende). Die Inanspruchnahme und der geplante Zeitraum der Freistellung muss zehn Tage vor Antritt dem Praxisinhaber mitgeteilt werden. Dabei ist es möglich, sich vollständig oder nur teilweise freistellen zu lassen. Während der Freistellungsphase ist jedwede Kündigung untersagt.

Ein typischer Montagmorgen in Arztpraxen: Viele Patienten kommen unangemeldet, Ärzte und Fachangestellte arbeiten auf Hochtouren. Eine stressige Situation, und bei vielen gehört es zum guten Ton, darüber zu klagen.

Doch gerade dieser typische Montagmorgen-Stress ist oft viel besser und „gesünder“ als ihm nachgesagt wird. Denn der Stress ist vorübergehend. Alle Betroffenen wissen, dass die nächsten Tage entspannter werden. Dieser so genannte Euphemismus-Stress vermittelt das Gefühl, gebraucht zu werden und leistungsfähig zu sein.

Gefährlich wird es erst, wenn der Druck über lange Zeit anhält und nicht abbaubar ist (z.B. bei wochenlangem hohen Krankheitsstand im Team). Dann entsteht belastender Dis-Stress, der „ungesund“ werden kann.

In Ihrer Funktion als Praxisleiter sind Sie auch für die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter verantwortlich. Die Gefahr, sich zu infizieren oder Hauterkrankungen zu erleiden, ist in Arztpraxen besonders hoch. Deshalb sollten Sie die seit 1996 verpflichtend geltende Gefährdungsbeurteilung nicht vernachlässigen.

Im stressigen Arbeitsalltag ist die Neigung natürlich groß, dieses Thema links liegen zu lassen, ganz einfach, weil die Zeit dafür fehlt. Aber Durchführung und Dokumentation sind gar nicht so aufwändig und können durchaus an Mitarbeiter delegiert werden. Bedenken Sie jedoch, dass auch in diesem Fall die Verantwortung für die regelkonforme Umsetzung bei Ihnen liegt.

Wenn Sie nähere Informationen benötigen: Einfach in Suchmaschine „Gefährdungsbeurteilung Arztpraxis“ eingeben. Dort finden Sie zahlreiche Details.

Zwei Drittel aller MFAs haben mindestens eine Nadelstichverletzung in ihrem Berufsleben gehabt. Mehr als 25 Prozent dieser Verletzungen ereignen sich bei der Blutentnahme. Diese Daten nennt der Verband der medizinischen Fachberufe e. V. und fordert einen verbesserten Mitarbeiterschutz. Obwohl der Einsatz von verletzungssicheren Instrumenten verpflichtend ist, geht der Verband davon aus, dass nur in jeder vierten Praxis entsprechende Blutentnahmekanülen zum Einsatz kommen. Gehören Sie zu den sicherheitsbewussten Arbeitgebern?

Sie möchten Ihren Mitarbeiterinnen (oder Mitarbeitern) Gutes tun, ohne das Gehalt zu erhöhen? Dann fördern Sie doch deren Gesundheit! Pro Jahr und Arbeitnehmer sind Zuwendungen zur Gesundheitsförderung bis 500 Euro steuerfrei für den Empfänger. Voraussetzung: Die bezahlte Leistung muss den Anforderungen der Paragraphen 20 und 20a Sozialgesetzbuch V entsprechen. Dazu zählen u.a. Verbesserungen des allgemeinen Gesundheitszustandes und betriebliche Gesundheitsförderung. So können Sie z.B. Stressbewältigungskurse oder Rückenschulen finanzieren. Pauschale Zuschüsse zu Sportvereinen oder Wellness-Wochenenden sind jedoch nicht steuerbefreit.

Der alltägliche Umgang mit kranken Menschen stellt eine hohe seelische Belastung dar. Sowohl für den behandelnden Arzt als auch für seine Mitarbeiterinnen. Da passiert es leicht, dass die Anteilnahme auch mal zu kurz kommt.

Doch gerade diese ist für viele Patienten von außerordentlicher Bedeutung. Ihnen mit Achtsamkeit zu begegnen, ist zudem nicht nur für die Patienten wichtig, sondern auch fürs Team. Denn so wird auch die Aufmerksamkeit untereinander und für die eigene Person geschult. Damit kann wirkungsvoll Überlastungen, dem Burnout und latentem Zynismus begegnet werden. Ein Gewinn für Patienten und Team!

Wie verläuft in Ihrer Praxis der Kontakt mit dem Patienten? Wird er beim Eintreten von Ihren Mitarbeiterinnen automatisch wahrgenommen? Wird ihm Interesse entgegen gebracht, oder sucht er vergeblich nach Blickkontakt? Wird ihm unterstützend oder mit Überheblichkeit begegnet? Ihre fachliche Kompetenz kann noch so groß sein: Wenn sich Patienten durch Fehlverhalten der Mitarbeiterinnen verunsichert fühlen, werden sie einen Besuch Ihrer Praxis vermeiden! Üben Sie deshalb bei Bedarf mit Ihrem Team den Patientenkontakt.

Fordern Sie Ihre Mitarbeiterinnen auf, sich am Telefon zuerst mit einem „Guten Tag“, „Grüß Gott!“, „Willkommen!“ oder anderem Gruß zu melden. Da die ersten Worte in der Regel vom Anrufer nicht verstanden werden, kommt ein schnell gesprochenes „Hausarztpraxis Dr. Müller und Dr. Schulze, Meier am Apparat, Guten Tag!“ meistens nicht vollständig an. Ein nicht akkurat gesprochener Gruß wird vom Anrufer aber dennoch als solcher wahrgenommen.

Ermuntern Sie Ihre Auszubildende oder neue Angestellte, Fehler einzugestehen! Das klingt vielleicht paradox, ist aber sehr wichtig. Von neuen Mitarbeitern bzw. Lernenden zu verlangen, alles richtig zu machen, führt zu Überforderung. Dass sich neue Teammitglieder unzulänglich verhalten, ist selbstverständlich – und gut! Denn Fehler sind die Grundsubstanz, die uns zum Weiterlernen animieren. Und ein Teammitglied, das Fehler verschweigt, kann großen Schaden anrichten!

Arztpraxen haben beim Gesundheitsschutz eine Vorbildfunktion. Denn es untergräbt die Kompetenz eines Gesundheitsexperten, wenn es ihm selbst oder seinem Team an Gesundheit mangelt. Sorgen Sie also dafür, dass Ihre Mitarbeiterinnen kleine Pausen machen und sich nach längerem Sitzen ausreichend Bewegung gönnen. Auch in Teambesprechungen sollte der Gesundheitsschutz Thema sein.

Übrigens: Auch Arztpraxen können sich Rückenkurse und andere Gesundheitsmaßnahmen steuerlich fördern lassen.

Für Signale, dass es im Praxisteam Schwierigkeiten gibt, sollten Sie jederzeit empfänglich sein und rasch, aber überlegt reagieren. Regeln Sie den Umgang mit Mobbing im QM-Handbuch und sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter das Kapitel liest. Folgende Punkte dienen als Orientierung für das richtige Vorgehen:

• Klärung der Fakten: Verschaffen Sie sich durch Personalgespräche mit allen Beteiligten ein umfassendes Bild der Lage. Wichtig: Vermeiden Sie eine einseitige Beeinflussung und sammeln Sie neutral alle Fakten, bevor Sie entscheiden.
• Beendigung des Streits, wenn kein Mobbing vorliegt: Wählen Sie dazu je nach Situation ein klärendes Gespräch, ein Machtwort, eine eindeutige (Neu-) Verteilung der Zuständigkeiten oder andere geeignete Maßnahmen.
• Ermahnung des Mobbers, wenn Mobbing vorliegt: Dieses Gespräch sollten Sie unter Anwesenheit eines von Ihnen gewählten Zeugen führen und dem Mobber anschließend das Gesprächsprotokoll aushändigen.
• Notfalls Kündigung des Mobbers: Wenn das Mobbing nicht aufhört, kündigen Sie dem Mobber unter Kenntnisnahme des Teams und dem Hinweis, dass Sie sich auch künftig von jedem trennen werden, der bewusst andere Mitarbeiter belästigt oder schädigt.

Das Ansprechen von Fehlern oder gelegentlicher Unzufriedenheit ist auch im Praxisalltag wichtig. Damit es der Sache dient und keine unnötigen Kränkungen erzeugt, sollte man ein paar Regeln beachten:

• Sprechen Sie individuelles Fehlverhalten immer unter vier Augen an – weder vor den anderen Mitarbeitern noch vor Patienten.
• Kritisieren Sie nur die konkrete Sache oder Handlung - nicht die Person selbst bzw. deren Schwächen.
• Formulieren Sie „Ich-Botschaften“ und beschreiben Sie, wie Sie sich das künftige Verhalten in ähnlichen Situationen wünschen.
• Und bleiben Sie positiv: Lassen Sie Ihre Mitarbeiterin auch und gerade in solchen ernsten Gesprächen wissen, dass Sie ihre Leistung und Verlässlichkeit im Normalfall sehr schätzen.

Manchmal ist es unumgänglich, mit einer Mitarbeiterin (oder einem Mitarbeiter) ein kritisches Gespräch über nicht zu akzeptierende Verhaltensweisen zu führen. Schaffen Sie dafür eine entspannte Atmosphäre.

Während des Gesprächs sollten Sie Ihre Kritikpunkte in wenigen Worten und mit konkreten Beispielen vorbringen. Danach muss Ihre Mitarbeiterin die Möglichkeit haben, die Situation aus ihrer Sicht zu schildern. Fragen Sie so lange nach, bis Sie die Position Ihrer Gesprächspartnerin verstanden haben. Nach einer kurzen Zusammenfassung der Standpunkte bitten Sie die Mitarbeiterin um Lösungsvorschläge, die Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend korrigieren. Die daraus resultierenden Vereinbarungen fassen Sie abschließend noch einmal kurz zusammen.

Kritik muss manchmal sein. Auch in der Arztpraxis. Aber wenn Sie etwas an Ihren Praxismitarbeitern auszusetzen haben und dies ansprechen möchten, sollten Sie es mit Bedacht tun und auch nicht bei der Kritik belassen. Denn fast noch wichtiger ist die Zeit danach.

Die meisten Mitarbeiter, die von ihrem Chef gerügt werden, reagieren darauf zunächst geschockt und gekränkt. Vor allem in den Tagen und Wochen danach. Bis sie ihre „Würde“ wiederhergestellt haben, ist die Arbeitsleistung fast zwingend eingeschränkt, denn frustrierte Kollegen arbeiten selten so gut wie zufriedene.

Und was können Sie dagegen tun? Erstens: Verbinden Sie Ihre Kritik mit Wertschätzung. Machen Sie in dem Gespräch deutlich, dass Sie viel von der Mitarbeiterin halten, ungeachtet der aktuellen Kritik. Zweitens: Kümmern Sie sich in den folgenden Tagen um die gerügte Person. Machen Sie ihr klar, wie viel sie von ihr halten, loben Sie sie für andere Dinge.

Eine Ihrer Arzthelferinnen ist immer wieder pampig zu Patienten und das wollen Sie abstellen. Natürlich fällt das schwer, aber versuchen Sie es „positiv“. Sagen Sie ihr nicht, dass Ihnen das gegen den Strich geht und sofort aufhören muss, sondern formulieren Sie es eher so: „Ich habe beobachtet, dass Sie heute Morgen sehr unfreundlich zu Frau Müller waren. Vielleicht haben Sie sich zurecht geärgert. Aber es ist mir wichtig, dass wir auch in solchen Fällen immer freundlich bleiben. Bitte versuchen Sie das beim nächsten Mal in einer ähnlichen Situation.“

Vorteil: Kein Vorwurf, keine allgemein gehaltene Kritik. Stattdessen konkrete Beobachtung, verbunden mit einer Bitte. Und der Ausdruck eines persönlichen Wunsches. Solche Art von Kritikäußerung hat eine wesentlich größere Chance auf Erfolg (sprich: Verhaltensänderung) als eine harsche, vorwurfsvolle Kritik.

Eine Ihrer Mitarbeiterinnen kommt häufig zu spät. Sie haben deshalb das Bedürfnis, die Unpünktlichkeit zu kritisieren und die Mitarbeiterin an ihre Pflichten zu erinnern. Wenn Sie an einem guten Arbeitsklima interessiert sind, sollten Sie dabei auf offene Kritik „von oben herab“ verzichten. Sprechen Sie Ihre eigenen Bedürfnisse an und senden Sie einen Appell. „Wegen des großen Patientenandrangs bei Praxisöffnung muss ich sicher sein, dass Sie da sind. Kommen Sie deshalb bitte jeden Morgen rechtzeitig!“ wird sicher weniger Missmut erzeugen als „Sehen Sie zu, dass Sie nicht immer zu spät kommen!“

Rückmeldungen zu Leistungen sind ein wichtiger Bestandteil der Teamführung. Auch Ärzte können so ihre Mitarbeiter motivieren.

Tipps der Experten:

• Achten Sie beim Gespräch auf eine entspannte Atmosphäre ohne Zeitdruck.
• Vermeiden Sie Pauschalurteile sowie moralische Bewertungen.
• Ihre Fachangestellten werden Ihnen bereitwilliger zuhören, wenn Sie von Ihren eigenen Wahrnehmungen sprechen („Ich empfinde Ihr Auftreten….“) anstatt Aussagen über Ihr Gegenüber zu machen („Ihr Auftreten ist…).
• Wählen Sie Formulierungen, die in die Zukunft – nicht in die Vergangenheit – gerichtet sind (Ich würde mir wünschen, dass...).

Der Erfolg einer Arztpraxis hängt nicht zuletzt von den Medizinischen Fachangestellten ab. Ein freundlicher Umgang mit den Patienten ist Grundlage der wirtschaftlichen Effizienz. Ist die Stimmung im Praxisteam gut, so fühlen sich auch die Hilfe suchenden Menschen positiv angesprochen und kommen gern wieder.

Eine besondere Rolle kommt dabei dem Praxisinhaber zu. Sein Umgang mit den Mitarbeitern bestimmt indirekt auch das Wohlbefinden der Patienten. Denn Angestellte geben Verhaltensweisen des Chefs überproportional an die Patienten weiter – im Positiven wie im Negativen.

Teambesprechungen sind in den meisten Arztpraxen mittlerweile selbstverständlich. Hier können z.B. Änderungen beim Qualitätsmanagement oder Urlaubsplanungen besprochen werden.

Doch oftmals geht dieser wichtige Mitarbeiteraustausch im Alltagsstress unter. Deshalb sollten Teambesprechungen einen festen Platz im Terminkalender haben und langfristig geplant werden. Ideal ist eine Zusammenkunft im Monatsrhythmus. Ist das nicht möglich, sollte zumindest alle zwei Monate eine gemeinsame Besprechung stattfinden.

Beschenken Sie Ihre engagierten Mitarbeiterinnen auch zu kleinen Jubiläen wie 5- oder 10-jähriger Praxiszugehörigkeit oder nach besonderem Einsatz mit einem Blumenstrauß, Pralinen oder einer Flasche Wein. Und fügen Sie am besten ein persönliches Dankeschön-Kärtchen bei. Wer sich und seine Leistung gewürdigt weiß, bleibt motiviert und dankt es einem meist mit besonderer Loyalität. Auch der Zusammenhalt als Team sollte von Zeit zu Zeit honoriert bzw. zelebriert werden. Sei es in Form eines vorweihnachtlichen Restaurant-Besuchs, einer Grillparty im eigenen Garten oder einfach spontan durch Mitbringen einiger Köstlichkeiten aus der Lieblings-Konditorei.

Nicht jede MFA muss Vollzeit oder starr halbtags arbeiten. Bieten Sie Ihren Mitarbeiterinnen flexible Arbeitszeiten an. Dadurch können Sie Personalkosten senken, weil Sie Ihr Team dem Patientenaufkommen entsprechend einsetzen können. Zudem erhöhen Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiterinnen, die in der Regel an einer ausgewogenen Balance von Beruf und Familienleben interessiert sind. Durch ein attraktives Zeitangebot können Sie z.B. eine geschätzte MFA nach der Elternzeit wieder in Ihre Praxis locken.

Veranstaltungen wie Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern fördern das Betriebsklima. Bis zu 110 Euro pro Person dürfen Sie als Praxisinhaber dafür zweimal im Jahr ausgeben, wenn Sie sich die steuerliche Anerkennung durchs Finanzamt sichern wollen. Kommen weitere Veranstaltungen hinzu, müssen Sie die Aufwendungen pauschal mit 25 Prozent versteuern.

Wichtig: Laden Sie alle Mitarbeiter ein! Gilt die Einladung nur für einen ausgewählten Kreis, so entfällt die steuerliche Anerkennung. Und stört womöglich auch das innere Betriebsklima.

Wenn eine Praxismitarbeiterin einen tarifgebundenen Arbeitsvertrag hat und sich die Anforderungen für die Zuordnung zu bestimmten Tarifklassen ändern, können Sie trotzdem nichts am Status der Mitarbeiterin ändern.

Konkret: Die Mitarbeiterin ist gemäß Arbeitsvertrag in Tarifklasse III. Nun haben sich die Ausbildungsanforderungen für den Tarif III erhöht. Ihre Mitarbeiterin genügt formal diesen Anforderungen nicht mehr. Dann dürfen Sie sie dennoch nicht herabstufen, weil diese neuen Anforderungsprofile nur für neu abgeschlossene Arbeitsverträge gelten.

Es stört Sie, dass sich Ihre Mitarbeiterinnen offen über ihr jeweiliges Gehalt austauschen? Das müssen Sie hinnehmen! Denn es darf Arbeitnehmern nicht untersagt werden, miteinander über den Verdienst zu reden.

Das Landesgericht Mecklenburg-Vorpommern hat entschieden (Az. 2 SA 237/09), dass ein Verbot eine unangemessene Benachteiligung der Arbeitnehmer sei. Entsprechende Verschwiegenheitsklauseln, die sich in vielen Arbeitsverträgen finden, sind demnach unwirksam.

Sie würden Ihrer jungen Mitarbeiterin, die vor einiger Zeit Mutter geworden ist, gern das Gehalt erhöhen, fühlen sich durch Steuer und Sozialabgaben jedoch zusätzlich belastet? Dann übernehmen Sie doch die Kosten der Kinderbetreuung. Die Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern kann vom Arbeitgeber finanziert werden, ohne dass zusätzliche Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge fällig werden. Voraussetzung: Die Leistung wird zusätzlich zum Arbeitslohn erbracht.

Sie haben einer Mitarbeiterin versehentlich zu viel Gehalt überwiesen? Dann ist diese nicht verpflichtet, die Überzahlung zu erstatten. Zumindest dann nicht, wenn es sich um einen „geringfügigen“ Betrag handelt. Denn das Landesarbeitsgericht Köln hat entschieden, dass bei geringfügigen Entgeltüberzahlungen an Arbeitnehmer im unteren und mittleren Einkommensbereich das zu viel überwiesene Geld nicht zurückgezahlt werden muss (Az.: 5 Sa 284/10). Es sei davon auszugehen, dass die Beträge für den Lebensunterhalt ausgegeben worden sind und eine Bereicherung nicht mehr vorhanden ist.

Ein typisches Problem von Mitarbeiterinnen mit Steuerklasse V: Von einer Gehaltserhöhung bleibt meistens nicht viel übrig. Um Ihre MTA dennoch finanziell zu motivieren, können Sie ihr alternativ Gesundheitsleistungen bezahlen. Zum Beispiel sind Maßnahmen, die den Präventionsanforderungen der Krankenkassen entsprechen, bis zu 500 Euro im Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei. Mit anderen Worten: Sie können Ihrer Mitarbeiterin beispielsweise die „Rückenschule“ im Fitnessstudio steuerfrei finanzieren.

Die Arbeitszeiten sind in der Arztpraxis ein ständig wiederkehrendes Thema. Häufig wird von Mitarbeiterinnen der Wunsch nach flexiblem Einsatz bzw. individueller Zeiteinteilung geäußert. Insbesondere wenn sich ihre familiären Verhältnisse verändert haben, möchten viele Fachangestellte ihre Arbeitszeiten den neuen privaten Anforderungen anpassen. Das ist in einem Kleinbetrieb aber häufig schwierig zu realisieren.

Beispiele für erfolgreiche Lösungen bietet die Internetseite www.erfolgsfaktor-familie.de, die vom Bundesfamilienministerium verantwortet wird. Hier können Sie auch das Handbuch „Familienfreundlicher Arbeitsplatz für Ärztinnen und Ärzte“ herunterladen.

Sie möchten eine neue Mitarbeiterin in Teilzeit einstellen? Vereinbaren Sie möglichst, dass die neue Fachkraft in den ersten zwei Wochen ganztags kommt. Denn in dieser Zeit lernt die Mitarbeiterin den gesamten Praxisalltag kennen. So kann sie sich besser in die Aufgaben der Kolleginnen einfühlen. Kommt sie danach beispielsweise nur vormittags, weiß sie dennoch, was am Nachmittag alles wichtig ist. Die Einarbeitung erreicht in den 14 Tagen eine Qualität, die sonst erst nach Monaten oder niemals erreicht wird.

„Urlaub muss spätestens bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden!“ Diese weit verbreitete Ansicht stimmt nur teilweise. Denn nicht genommener Urlaub muss / darf lediglich in Ausnahmefällen auf das nächste Jahr übertragen werden. Nur wenn betriebliche Gründe (z.B. personelle Engpässe) oder persönliche Gründe (z.B. längere Krankheit) den Urlaub verhindert haben, ist die Übertragung verpflichtend. Und dann muss er tatsächlich bis zum 31. März genommen bzw. gewährt werden. Soweit das „Muss“. Aber natürlich können Praxisinhaber mit ihren Mitarbeitern auch eine freiwillige Übertragung vereinbaren.

Sie haben eine Kleinpraxis und planen einen sechswöchigen Betriebsurlaub einmal pro Jahr. Natürlich wünschen Sie sich, dass Ihre 2 oder 3 Mitarbeiterinnen genau in dieser Zeit auch Urlaub nehmen. Das müssen die aber nicht. Nach aktueller Rechtsprechung hat die Mitarbeiterin zumindest für zwei ihrer Urlaubswochen freie Wahl, wann sie ihn nimmt. Die übrigen vier Wochen sind demnach tatsächlich in der Zeit des Betriebsurlaubs zu nehmen, wenn Sie das rechtzeitig bekannt machen.Damit sollen die Interessen der Praxis und der Mitarbeiter gewahrt werden.

Vor allem der April und Mai bieten oft vielfältige Möglichkeiten für Brückentage. Eventuell ist es für Sie wirtschaftlich, einen oder mehrere Tage mit „kleiner Besetzung“ zu arbeiten oder die Praxis ganz zu schließen. Beachten Sie dabei, dass Sie Ihren Mitarbeiterinnen nur dann Urlaub verordnen können, wenn die Praxis komplett geschlossen wird. Einen Teil der Belegschaft arbeiten zu lassen und einen anderen Teil in Zwangsurlaub zu schicken, ist nicht zulässig. Aber in der Regel sind Absprachen möglich, weil auch Arbeitnehmer gern aus einem Urlaubstag vier freie Tage machen.

Eine Mitarbeiterin geht am 1. Dezember in den Mutterschutz, bevor sie ihren vollständigen Jahresurlaub genommen hat. In diesem Fall gilt die Regelung, nach der übertragener Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden muss, nicht. Denn der Urlaubsanspruch, der vor dem Beschäftigungsverbot (sechs Wochen vor Geburtstermin) erworben wurde, wird dann auf das gesamte Jahr nach dem Mutterschutz übertragen. In dem erwähnten Fall, hat die Mitarbeiterin also bis zum 31. Dezember des Folgejahres Anspruch auf ihren Urlaub – oder im Ausnahmefall sogar bis zum 31. März des Jahres darauf.

Mitarbeitern in besonderen Fällen bezahlten Sonderurlaub zu gewähren, ist allgemein üblich. Außergewöhnliche Umstände können zum Beispiel Todesfälle naher Angehöriger oder die eigene Hochzeit sein. Auch bei schweren Erkrankungen von Kindern, Partnern oder Eltern sowie behördlichen Vorladungen liegen wichtige persönliche Gründe vor. Hier greift § 616 des BGB. Wenn sich der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des Ereignisses jedoch gerade im Erholungsurlaub oder in Elternteilzeit befindet, entfällt die Pflicht des Arbeitgebers, den Sonderurlaub zu bewilligen.

Sie möchten eine verdienstvolle Mitarbeiterin belohnen, ohne dafür zusätzlich Sozialabgaben zahlen zu müssen? Dann können Sie ihr eine so genannte Erholungsbeihilfe finanzieren. Mit bis zu 165 Euro können Sie den Urlaub sponsern und für den Ehegatten noch 104 Euro sowie für Kinder je 52 Euro obenauf legen. Wenn Sie die pauschale 25-prozentige Lohnsteuer dafür zahlen (plus Solidaritätszuschlag), fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an und Ihre Mitarbeiterin erhält den Bonus in voller Höhe.

Qualitätsmanagement (QM) ist eine Aufgabe für das gesamte Team. Praxen, in denen das QM an eine Mitarbeiterin delegiert wird, haben mit Identifikationsproblemen zu kämpfen. „Für QM ist Frau XY zuständig, da habe ich nichts mit zu tun“, ist eine Haltung, die in solchen Teams häufig anzutreffen ist. Deshalb sollte Qualitätsmanagement nicht als aufgesetzte Maßnahme begriffen, sondern als ein für alle hilfreiches Instrument implementiert werden. So wird diese gesetzliche Vorgabe nicht zum sinnlosen Zeitfresser.

Wenn es um die Gestaltung der QM-Dokumentation für Ihre Praxis geht, lohnt es sich, auch mal von den drögen Vorgaben und Konventionen der Bleiwüstentextform und Flussdiagrammatik abzuweichen. Zur Darstellung der Lagerung eines Patienten etwa ist eine Zeichnung wesentlich hilfreicher und einprägsamer als eine buchstabenreiche Abhandlung. Vor allem bei Arbeitsvorgängen und Techniken, die besonders relevant für Ihre Praxis und fehleranfällig sind, kann auch ein schnell und selbst erstellter Film das Mittel der Wahl sein. In größeren Unternehmen werden auch gerne die Möglichkeiten des Comics genutzt, ins Bewusstsein der Mitarbeiter vorzudringen – auch derer, die der deutschen Sprache nicht uneingeschränkt mächtig sind.

Klingt nach viel Arbeit? Nicht unbedingt. Außerdem kann die Nutzung des eigenen Kreativpotenzials auch richtig Spaß machen – Ihnen oder der beauftragten Mitarbeiterin!

Gibt es in Ihrer Praxis eine Qualitätsmanagement-Beauftragte (QMB)? Wenn ja, wie ist diese zu ihrer Aufgabe gekommen? Nicht selten füllen Mitarbeiterinnen diese wichtige Funktion aus, weil sich niemand anderes dafür gefunden hat. Eine QMB sollte jedoch über ausreichende Organisationsfähigkeiten verfügen. Und sie benötigt innerhalb des Teams eindeutige Handlungskompetenzen. Dafür ist eine schriftliche Stellenbeschreibung sinnvoll, in der Zuständigkeiten und Befugnisse klar benannt werden.

Sie haben in Ihrer Praxis eine Qualitätsmanagement-Beauftragte (QMB)? Dann sollten Sie deren erweitertes Aufgabengebiet in die schriftliche Stellenbeschreibung aufnehmen. Denn eine QMB braucht eindeutig definierte Kompetenzen, um im Praxisteam für Verbesserungen sorgen zu können. Zudem ist die klare Beschreibung von Aufgabengebieten und Verantwortlichkeiten für die Haftung wichtig. Denn nur dann wird im Versicherungsfall die Praxishaftpflicht zahlungsbereit sein.

Der Arbeitsalltag in einer Praxis ist anspruchsvoll. Die Betreuung der Patienten, Erstellen von Befunden und zeitaufwändige Voruntersuchungen halten das gesamte Team in Atem. Da wirkt Arbeitsschutz oft zweitrangig.

Doch das Einhalten gesetzlicher Vorgaben ist wichtig. Erst wenn die Rahmenbedingungen stimmen, kann eine sichere Versorgung gewährleistet werden. Es gehört zum adäquaten Qualitätsmanagement einer Praxis, auf die vorgeschriebene Arbeitssicherheit zu achten.

„Das haben wir schon immer so gemacht!“ Wenn man seit Jahren Routineaufgaben erledigt, wird man fast zwangsweise „betriebsblind“ und bekommt Neuerungen oft nicht richtig mit. Das kann bei fehlerhaften Abrechnungen zu finanziellen Verlusten und zeitraubendem Ärger führen. Gönnen Sie Ihrem Praxisteam deshalb ab und an Auffrischungskurse, wie zum Beispiel ein GOÄ-Update zur Privatliquidation.

Ein regelmäßiges Notfall in-Training Ihres Praxis-Teams ist nach den Richtlinien des Gemeinsamen Bundesausschusses nicht nur verpflichtend, es ist auch sinnvoll. Denn im Fall des Falles geht es nicht nur darum, eine Herzmassage richtig durchzuführen, sondern vor allem um gut koordinierte Abläufe. Und die sind, wie Tests zeigen, alles andere als selbstverständlich. Also: Wer holt Defi und Sauerstoffgerät? Wer ruft den Rettungsdienst an? Wer intubiert oder beatmet? Wer ist für aufgeladene Akkus aller Geräte verantwortlich?

In einem guten Notfall-Training werden genau diese Dinge geübt und festgelegt. So dass im Falle eines tatsächlichen Notfalls jeder im Team weiß, was er zu tun hat. So etwas kann schon mal bis an die 1.000 € kosten, aber es lohnt sich. Zudem bringt es QM-Punkte und motiviert das Team.

Das Thema „Scheinselbständigkeit“ ist ein Dauerbrenner. Angesichts leerer Kassen ist ein zunehmend schärferes Vorgehen der Sozialversicherungsträger und ihrer Prüfer zu beobachten. Auch Honorarkräfte in Arztpraxen werden da gern einmal zu abhängig Beschäftigten erklärt. Alle vier Jahre führt die Deutsche Rentenversicherung (DRV) in jedem Unternehmen eine Betriebsprüfung durch.

Die Checkliste der DRV-Prüfer sieht dabei so aus:

• Arbeitet der freie Mitarbeiter ohne Arbeitnehmer?
• Hat der freie Mitarbeiter dauerhaft nur einen Auftraggeber?
• Macht er mit einem Auftraggeber mehr als fünf Sechstel seines Umsatzes?
• Ist er in vergleichbarer Weise in das Unternehmen eingebunden wie die festangestellten Personen, die dort tätig sind?
• Ist die geschuldete Leistung im Ergebnis von ihm persönlich zu erbringen?
• Ist die Arbeitszeit vorgegeben?
• Trägt er das volle unternehmerische Risiko, es eröffnen sich ihm aber keine unternehmerischen Chancen?
• Ist er an Preisvorgaben gebunden?
• Ist er an Bezugsquellen gebunden?
• Ist er in der Entscheidung über Einsatz von Kapital, Personal und Maschinen gebunden?

Stellenausschreibungen müssen dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz entsprechen. Dafür müssen sie u.a. geschlechtsneutral formuliert werden. Andernfalls kann eine Klage wegen Diskriminierung drohen. Das gleiche gilt auch fürs Alter oder die Herkunft. Egal, ob Sie die Anzeige selbst formulieren oder von jemand anderem texten lassen: Als Praxisinhaber sind Sie persönlich verantwortlich. „Suche Arzthelferin“ könnte also – rein theoretisch – einem Mann Anlass geben, Sie zu verklagen. Noch schlimmer wäre: „Suche junge Arzthelferin“.

Sie suchen gerade eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter? Dann ist das persönliche Bewerbungsgespräch oft der beste Indikator, die für Ihre Praxis geeignete Kraft herauszufiltern.Grundsätzlich ist es sinnvoll, in Bewerbungsgesprächen viele Fragen zu stellen, um den Bewerber kennenzulernen. Vor allem offene Fragen, die nicht eindeutig beantwortet werden können, geben Raum für die Vermittlung von Erwartungen, Einstellungen und Wünschen. Nicht erlaubt sind sehr persönliche Fragen nach Religion, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Vermögensverhältnissen, Kündigungsgrund im vorherigen Job, Krankheiten, Schwangerschaften, Kinderwunsch etc. Ideal ist ein Redeanteil von 80 zu 20 zu Gunsten des Bewerbers.

Führen Sie Bewerbungsgespräche möglichst nicht allein. Denn nicht nur Sie werden mit dem Menschen, der sich vorstellt, zusammenarbeiten. Bitten Sie ein Mitglied Ihres Teams zum Gespräch hinzu. So müssen Sie das Interview nicht allein aktiv vorantreiben, sondern können zwischendurch überlegen, was Sie noch wissen möchten. Zudem haben Sie hinterher die Möglichkeit, sich über Ihre Eindrücke auszutauschen. Das hilft bei der Beurteilung sehr und drückt Wertschätzung gegenüber Ihren Mitarbeitern aus.

Als Vertragsarzt sind Sie berechtigt, bis zu drei vollzeitbeschäftigte Kollegen anzustellen. Diese konkrete Zahl legt der Bundesmantelvertrag für Ärzte fest. Demnach können Sie wahlweise entsprechend mehr Mediziner in Teilzeit anstellen.

Voraussetzung ist, dass Sie die Überwachung der Kollegen gewährleisten können. Darüber hinaus müssen Sie laut Vertragsarztrecht die persönliche Leistungserbringung sicherstellen. Dafür wird Ihnen als niedergelassener Arzt auch die erbrachte Leistung der angestellten Kollegen angerechnet.

Als Praxisinhaber müssen Sie sich nicht nur um medizinische Belange kümmern. Sie sind u.a. auch Arbeitgeber und müssen sich mit den juristischen Gegebenheiten des Arbeitsrechtes und der Vertragsgestaltung auseinandersetzen. Was ist bei der Beschäftigung von Ehegatten zu beachten? Wodurch unterscheidet sich ein Arbeitsvertrag für eine MFA von dem einer geringfügig beschäftigten Reinigungskraft?

Zur Entlastung von niedergelassenen Ärzten bietet der NAV-Virchow-Bund Vertragsvorlagen an. Diese können telefonisch unter der Nummer 030-288774-0 oder per E-Mail über Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! bestellt werden.

Wenn Sie Ihr Praxisteam mit einer zeitlich befristeten Stelle ausbauen wollen, gibt es ein paar Besonderheiten zu beachten:

• Wenn es für die Befristung keinen eindeutigen Sachgrund gibt, kann der befristete Arbeitsvertrag maximal zwei Jahre lang laufen. Gegebenenfalls auch inklusive von Verlängerungen während dieser Zeit (z.B. erst ein Jahr, dann noch ein Jahr). Bei einer Befristung über zwei Jahre und ohne schriftlich festgehaltenen Sachgrund kann sich der Arbeitnehmer einklagen.
• Auch in befristete Arbeitsverträge gehört unbedingt eine Kündigungsregelung mit Fristangabe. Wenn die nicht erwähnt wird, besteht für den Mitarbeiter automatisch Kündigungsschutz bis zum Ende der Befristung.

Das achtjährige Kind einer Mitarbeiterin erkrankt und muss zu Hause gepflegt werden? Dann hat Ihre Helferin für diese Zeit einen Anspruch auf Sonderurlaub. Denn nach § 45 SGB V muss der Arbeitgeber für die Pflege von Kindern unter zwölf Jahren eine Freistellung von bis zu zehn Tagen gewähren. Allerdings handelt es sich dabei um unbezahlten Sonderurlaub. Stattdessen erhält die Mitarbeiterin dann Geld von der Krankenkasse.

Einer schwangeren Mitarbeiterin kann die Weiterarbeit in der Praxis schon vor dem offiziellen Mutterschutz untersagt werden. Voraussetzung: Der betreuende Arzt sieht durch die Tätigkeit die Gesundheit von Mutter oder Kind gefährdet.

Wenn Sie der Arbeitgeber der werdenden Mutter sind, haben Sie dadurch eventuell schon Monate vor dem Mutterschutz einen zusätzlichen Aufwand. Diese Aufwendungen bekommen Sie von der gesetzlichen Krankenkasse der Schwangeren ersetzt.

Bis zu zehn Tagen dürfen Beschäftigte der Arbeit fern bleiben, wenn sie für einen pflegebedürftigen nahen Verwandten in einer akut auftretenden Pflegesituation die Versorgung sicherstellen müssen. Dieser Anspruch besteht auch bei Beschäftigung in einer kleinen Arztpraxis mit wenigen Mitarbeitern. Eine Vergütung dieser Zeit ist im Gesetz nicht vorgesehen. Allerdings können tarifliche oder ausbildungsrelevante Regelungen eine Lohnfortzahlung vorsehen.

Das ist ärgerlich: Ein Arzt zahlt einer medizinischen Fachangestellten die Fortbildung zur Praxismanagerin und diese kündigt ihren Job vor Beendigung der Maßnahme. In diesem Fall hat die Mitarbeiterin einen geldwerten Vorteil erzielt – und muss die Weiterbildungskosten zurückzahlen. Voraussetzung: Im Arbeitsvertrag steht eine entsprechende Rückzahlungsklausel.

Darauf hat das Bundesarbeitsgericht hingewiesen (Az. 3 AZR 621/08). Angestellte werden durch die Bindung an den Arbeitgeber während der Bildungsmaßnahme nicht unangemessen benachteiligt, befanden die Richter.

Sollten Sie gezwungen sein, einer Mitarbeiterin fristlos zu kündigen, dann sollten Sie schnell handeln. Denn nach § 626 BGB kann die Kündigung nur innerhalb der zwei Wochen erfolgen, nachdem der Arbeitgeber von den störenden Tatsachen Kenntnis erlangt. Grundsätzlich ist eine fristlose Kündigung nur dann möglich, wenn Ihnen die Fortsetzung des Dienstverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann.

Wenn Ihre Auszubildende die Ostereier am Empfang räubert, ist das kein Grund für eine fristlose Kündigung. Denn bei einem geringen Wert des Diebesgutes und sonstigem einwandfreien Verhalten eines Arbeitnehmers hat zunächst eine Abmahnung zu erfolgen. Darauf hat das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein hingewiesen (Az.: 3 Sa 233/10). Eine fristlose Kündigung kann nicht als Sanktion eingesetzt werden, sondern soll weiteren Verstößen vorbeugen. Erst wenn nach einer Abmahnung keine Besserung eintritt, ist sie gerechtfertigt.

Bin ich verpflichtet, einer ausscheidenden Mitarbeiterin das fällige Arbeitszeugnis zuzuschicken? Nein, denn die Übergabe des Zeugnisses ist eine so genannte Holschuld. Demnach ist die Arbeitnehmerin verpflichtet, das Dokument in Ihrer Praxis abzuholen. Das hat das Hessische Landesarbeitsgericht entschieden (Az. 16 Sa 1195/10).

Die Richter ergänzten jedoch, dass das Zeugnis auch zu gesendet werden kann. Geht das Zeugnis verloren oder wird es beschädigt, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, Ihrer ehemaligen Mitarbeiterin eine neue Ausfertigung zu überlassen. Dabei ist es unerheblich, ob es vom Zusteller oder der Mitarbeiterin verschludert wurde.

Wie jeder Arbeitgeber sind Sie als Praxisinhaber verpflichtet, Ihren Mitarbeiterinnen ein wohlwollendes Zeugnis auszustellen. Gibt es Zweifel bezüglich der Leistung, hat Ihre MFA Anspruch auf eine durchschnittliche Beurteilung. Die gängige Formulierung dafür lautet: „stets zu unserer Zufriedenheit“.

Wünscht die Mitarbeiterin eine bessere Formulierung („zu unserer vollen Zufriedenheit“), so trägt sie die Darlegungslast. Wenn Sie eine schlechtere Beurteilung („zu unserer Zufriedenheit“) durchsetzen wollen, müssen Sie den Sachverhalt beweisen (Landesarbeitsgericht Köln, Az.: 11 Sa 255/99).

Verlässt eine Ihrer Mitarbeiterinnen in der Mittagspause die Praxis, um außer Haus zu essen, so ist sie auf dem Weg dorthin und auch auf dem Rückweg unfallversichert. Wo sie essen möchte, kann von ihr frei gewählt werden. Ihr Aufenthalt in einer Gaststätte, einem Imbiss o.ä. ist allerdings nicht mitversichert, denn die Einnahme des Essens gilt als „eigenwirtschaftlich“. Unfallversicherungsschutz besteht nur für den Weg.

Eine Verletzung, die sich im Rahmen einer Betriebsfeier ergibt, ist als Arbeitsunfall zu werten. Das hat das Sozialgericht Berlin entschieden (Az. S 163 U 562/09). Wenn es sich um eine „betriebliche Gemeinschaftsveranstaltung“ handelt, muss die gesetzliche Unfallversicherung für den Schaden zahlen. Eine derartige Veranstaltung ist z.B. gegeben, wenn der Praxisleiter die Veranstaltung billigt, sie organisiert, fördert oder selbst dabei ist. Wenn dann noch alle Mitarbeiter daran teilnehmen können, ist das Ziel der Betriebsverbundenheit eindeutig.

• nur erlaubt bei Kindern über 13 Jahren
• Zustimmung der Erziehungsberechtigten muss vorliegen
• nur leichte Tätigkeiten erlaubt
• nur zwei Stunden täglich erlaubt (in Schulferien aber auch 8 Stunden)
• um steuerrechtliche Anerkennung zu erhalten, am besten Arbeitsvertrag als Minijobber
• um steuerrechtliche Anerkennung zu erhalten, Schulbesuchsbescheinigung und Nachweis der geleisteten Arbeitsstunden aufheben / dokumentieren

Eine Ihrer Mitarbeiterinnen möchte nebenbei noch jobben? Das darf sie, wenn die Nebentätigkeit keine Nachteile für Sie, den Arbeitgeber, hat, und Sie informiert werden. Ist z.B. eine MFA bei Ihnen mit dreißig Wochenstunden angestellt, kann sie ohne weiteres noch zehn Stunden wöchentlich putzen gehen.

Eine zweite Tätigkeit als MFA in einer anderen, nahe gelegenen Praxis ist jedoch problematisch, wenn Sie darin eine Konkurrenzsituation erkennen. Grundsätzlich können Praxisinhaber nur Nebentätigkeiten untersagen, wenn sie dadurch finanziell geschädigt werden könnten.

Geschenke an Mitarbeiterinnen, wie z.B. ein freiwillig gezahltes Weihnachtsgeld oder eine Geldzuwendung zum Geburtstag, sind immer steuer- und sozialabgabenpflichtig. Eine Möglichkeit, die Abgaben zu umgehen, sind Gutscheine.

Achten Sie dabei auf folgende Voraussetzungen: Der Höchstbetrag liegt bei 44 Euro pro Monat, und der Gutschein darf keinen Geldbetrag ausweisen. So können Sie z.B. einen Tankgutschein über „20 Liter Superbenzin“ abgabenfrei verschenken, nicht aber einen über „Tanken im Wert von 30 Euro“.

Medizinische Fachangestellte (MFA) haben das Recht, einen Teil ihres Gehalts in eine betriebliche Altersvorsorge zu investieren. Als Arbeitgeber fördern Sie die Betriebsrente mit monatlich 30 Euro. Voraussetzung: Ihre Praxis ist tarifgebunden und Ihre Mitarbeiterin ist wöchentlich 18 Stunden oder mehr beschäftigt. Arbeitet sie weniger, beträgt die Arbeitgeber-Förderung 20 Euro. Auszubildende nach der Probezeit erhalten 30 Euro Zuschuss. Nähere Infos dazu erhalten Sie bei Ihrer Ärztekammer.